Владельцы фитнес-клубов рассматривают закупку оборудования для реконструкции или расширения как крупную закупочную операцию. На самом деле это задача в области управления проектами, в которой последовательность решений, сроки размещения заказов с учетом этапов строительства, оценка имеющихся запасов и структура бюджета — все это определяет, удастся ли открыть обновленный зал в срок и окупить вложения, оправдавшие его реализацию. Большинство неудач при закупках в рамках реконструкции связаны не с выбором неподходящего оборудования. Их причиной является слишком позднее начало обсуждения вопросов, связанных с оборудованием, недооценка сроков поставки, а также неспособность структурировать решение о закупках по трем отдельным категориям: что заменить, что модернизировать и что добавить.
Данное руководство представляет собой практическую основу для закупок коммерческого тренажерного оборудования в ходе расширения или реконструкции — от первоначального аудита жизненного цикла оборудования до координации поэтапных поставок и подготовки вопросов к поставщикам, которые позволяют соблюсти график реализации проекта.
Начните с аудита жизненного цикла оборудования
Прежде чем разместить какой-либо новый заказ на оборудование, план закупок в рамках реконструкции требует объективной оценки каждого имеющегося на производстве экземпляра оборудования. Речь идет об аудите жизненного цикла оборудования — систематической оценке состояния конструкции, качества поверхности, функциональной комплектности каждого экземпляра, а также его оставшегося срока службы с учетом инвестиционного горизонта реконструкции.
По результатам проверки выделяются три категории. Оборудование, которое имеет конструктивные повреждения, функциональные недостатки или настолько изношено визуально, что подрывает эстетику помещения после ремонта, подлежит замене — независимо от его оставшейся механической работоспособности. Оборудование, которое остается конструктивно исправным, но ограничивает возможности использования помещений, имеет видимый износ поверхности, который будет выглядеть несообразно на фоне новых напольных покрытий и отделки стен, либо не соответствует действующим коммерческим стандартам безопасности, следует оценить на предмет модернизации или замены. Оборудование, находящееся в хорошем конструктивном и функциональном состоянии и способное эффективно работать в новой обстановке, можно оставить — зачастую это позволяет добиться значительной экономии капитальных затрат, которые можно перенаправить на более приоритетные категории нового оборудования.
В ходе аудита также собирается аналитическая информация об использовании ресурсов, которая должна лечь в основу плана закупок. Как отмечается в Fitness Design Group, эффективная закупка оборудования для фитнес-центров начинается с моделирования жизненного цикла, позволяющего прогнозировать эксплуатационные характеристики оборудования в течение 5–12 лет, а не с выбора по каталогу. Аудит предоставляет данные для такого моделирования: какие категории оборудования подвержены наибольшему износу от эксплуатации, какие постоянно используются не в полной мере и в каких случаях спрос со стороны посетителей превышает текущее предложение.
Три категории решений о закупках
По завершении аудита жизненного цикла каждая категория оборудования на объекте должна быть отнесена к одному из трёх вариантов решений по закупкам. Это соотнесение определяет распределение бюджетных средств и последовательность закупок.
Заменить: Оборудование, которое необходимо демонтировать и заменить новыми единицами. Причинами замены являются конструктивные неисправности, несоответствие требованиям безопасности, настолько серьезное изнашивание поверхности, что его восстановление становится нерентабельным, либо изменение программной модели, в результате чего данная категория оборудования устаревает. Закупке оборудования для замены следует уделить приоритетное внимание на ранних этапах цикла планирования — речь идет об единицах оборудования, в случае задержки с заменой которых придется эксплуатировать оборудование с известными дефектами в течение всего периода реконструкции.
Обновление: Оборудование, которое по-прежнему исправно, но ограничивает спектр услуг, предоставляемых залом, или будет выглядеть несогласованно после ремонта. К типичным причинам для модернизации относятся: износ пенного наполнителя и обивки на скамьях и подушках, повреждение резинового покрытия на гантелях и дисках, устаревшая конфигурация занимаемой площади, несовместимая с новой планировкой, а также оборудование, не способное обеспечить реализацию расширенной модели программ для членов клуба. Модернизация часто предполагает большую гибкость в сроках выполнения, чем полная замена оборудования, что позволяет оптимизировать затраты за счет заблаговременного заказа.
Добавить: В рамках реконструкции вводятся новые категории оборудования — с целью расширения предложения по программам тренировок, устранения выявленных в ходе аудита пробелов в использовании оборудования или создания совершенно новых зон для тренировок (зона функционального тренинга, зона восстановления, специальная зона для работы со свободными весами). Как правило, это самая крупная единичная инвестиция в закупку в рамках реконструкции и та категория, в которой выбор оборудования должен основываться на наиболее детальном анализе потребностей — демографических характеристик членов клуба, модели программ и прогноза доходов.
Составление бюджета закупок: структура капитальных затрат (CAPEX)
Бюджет на закупку оборудования в рамках реконструкции или расширения должен рассматриваться как составная часть общих капитальных затрат (CAPEX) проекта наряду со строительством, укладкой напольных покрытий, электромонтажными работами и модернизацией объекта — а не как отдельный вопрос. Как Руководство по расширению от Gymdesk Как отмечается, наиболее распространённой причиной срыва бюджета на ремонт является сосредоточение внимания на затратах на строительные работы и оборудование при одновременном недооценке или игнорировании скрытых затрат: монтажа, доставки, подготовки объекта, вывоза отходов от заменённого оборудования, а также влияния простоев на доходы в период проведения ремонта.
Практическое распределение капитальных затрат (CAPEX) на оборудование при капитальном ремонте всего этажа обычно осуществляется по схеме 70/20/10: примерно 70% на необходимое оборудование фазы 1, которое вводится в эксплуатацию одновременно с открытием объекта, 20% на дополнения фазы 2, основанные на отзывах членов клуба в течение первых трех–шести месяцев работы, и 10% на непредвиденные расходы. Начало реконструкции с выделением 100% бюджета на оборудование на инвентарь к дню открытия не оставляет финансовой гибкости для корректировок программы, которые всегда следуют за фактическими моделями использования членами клуба.
Этот Ассоциация здоровья и фитнеса (IHRSA) постоянно отмечает, что впечатления членов клуба и качество программ являются основными факторами удержания членов — и что установка дополнительного оборудования на втором этапе после реконструкции, отвечающая реальным потребностям членов клуба, является более эффективной инвестицией в удержание членов, чем предварительное оснащение клуба всем, что может понадобиться, к моменту открытия.
Система принятия решений по оборудованию
| Состояние оборудования | Решение о закупке | Приоритет | Этап составления бюджета |
|---|---|---|---|
| Конструктивный дефект или несоответствие требованиям безопасности | Заменить — немедленно | Критический | Этап 1 |
| Значительное изношение поверхности (отслоение, трещины, выцветание) | Заменить или модернизировать | Высокий | Этап 1 |
| Функциональные ограничения, сдерживающие разработку программного обеспечения | Модернизировать или заменить | Высокий | Фаза 1 или 2 |
| Эстетическое несоответствие обновленному интерьеру | Заменить или оставить, проведя косметический ремонт | Средний | Этап 1 или отложить |
| Недостаточно используемый, но в хорошем техническом состоянии | Оставить в списке и провести повторную оценку через 6 месяцев | Низкий | Этап 2 в случае замены |
| Хорошее состояние, интенсивная эксплуатация | Сохранить | Без действий | Экономия бюджетных средств — перенаправление |
| Новая категория — проблема, выявленная в ходе аудита | Добавить | На основе разрыва в уровне использования | Фаза 1 — если основная; Фаза 2 — если дополнительная |
| Модернизация оборудования (экраны, возможности подключения) | Обновить или добавить | От низкого до среднего | 2-я или 3-я фаза |
Реальность сроков выполнения заказов: сколько времени занимает то или иное
Одним из наиболее значимых и при этом постоянно недооцениваемых факторов при закупке оборудования для реконструкции является срок изготовления. В отличие от бытовой мебели или стандартных товаров для коммерческого использования, производство оборудования для коммерческих спортивных залов часто сопряжено со сроками изготовления, которые необходимо согласовывать с графиком строительных работ за несколько месяцев, а не за несколько недель.
Стандартное коммерческое спортивное оборудование от известных производителей обычно требует 4–8 недель на выполнение заказа с момента его подтверждения до доставки. Индивидуальные цветовые решения, брендирование под собственной торговой маркой и нестандартные конфигурации увеличивают этот срок до 12–20 недель. Крупные объемы заказов могут потребовать координации производственного графика, что еще больше увеличивает срок выполнения заказа. Укладка напольного покрытия должна быть завершена до того, как тяжелое оборудование поступит в зал — это добавляет зависимость в последовательности работ, которую необходимо учесть в графике закупок.
На практике это означает, что решения о закупке оборудования следует принимать окончательно после завершения разработки архитектурных планов и до начала строительства — а не тогда, когда строительство подходит к концу. При проведении реконструкции, строительные работы по которой начинаются в первом месяце, а заказы на оборудование размещаются в третьем месяце, возникают задержки с поставкой оборудования, что удлиняет период простоя, увеличивает затраты на содержание объекта, не приносящего дохода, и создает спешку при монтаже, приводящую к ошибкам при настройке.
Поэтапная сдача объектов, находящихся в эксплуатации
Реконструкция действующих объектов — когда тренажерный зал в той или иной степени продолжает обслуживать посетителей во время строительных работ — требует более тщательно продуманной стратегии поэтапного выполнения работ, чем строительство с нуля. Цель состоит в том, чтобы свести к минимуму период, в течение которого качество обслуживания посетителей ухудшается, при этом сохранив эффективность закупок.
Практический подход предполагает разделение ремонта на зоны: один участок этажа выводится из эксплуатации для проведения ремонта, в то время как соседние зоны продолжают функционировать; затем завершенная зона вновь открывается, а следующий участок выводится из эксплуатации. Закупка оборудования при таком подходе должна быть согласована с графиком завершения работ в каждой зоне — оборудование для зоны A поставляется и устанавливается по завершении строительных работ в зоне A, а не после завершения реконструкции всего объекта. Это требует от поставщика подтверждения возможности поэтапной поставки еще на этапе закупки, а от оператора — наличия складских помещений для хранения оборудования, поступившего раньше срока и еще не готового к установке.
Взаимодействие с членами клуба во время поэтапной реконструкции — это задача как по удержанию клиентов, так и по логистике. В рекомендациях Gymdesk по планированию расширения клуба подчеркивается важность проактивного информирования о сроках временных неудобств, регулярного обновления информации о ходе работ и демонстрации явного стремления к улучшению результатов. Члены клуба, которые понимают, почему оборудование временно недоступно, и видят прогресс в создании новой конфигурации, с гораздо большей вероятностью сохранят своё членство на протяжении всего периода неудобств, чем те, кто сталкивается с необъяснимыми изменениями без какого-либо контекста.
Синхронизация ремонтных работ с календарём поступлений
Доходы коммерческих фитнес-клубов характеризуются выраженной сезонностью, что следует учитывать при выборе сроков проведения ремонтных работ. Пиковые месяцы привлечения новых членов — с января по март на большинстве рынков — сопряжены с наибольшими упущенными доходами в случае любого перерыва в работе заведения. Планирование начала ремонта на конец весны или лето, когда показатели привлечения новых членов ниже, позволяет минимизировать влияние простоев на доходы и обеспечить возобновление работы заведения до начала осеннего цикла привлечения новых членов.
Для объектов, обслуживающих студенческое сообщество или сообщества, чья деятельность зависит от учебного года, летние месяцы могут на самом деле представлять собой период с более низкими доходами, независимо от перерыва в членстве, что делает их более выгодным с точки зрения альтернативных издержек периодом для проведения ремонта. Решение о сроках ремонта должно основываться на фактических данных о ежемесячных доходах за последние два–три года, а не на календарных предположениях.
Шаблон графика закупок при ремонте
| Важный этап | Сроки (отсчитываемые от начала строительства) | Основные меры |
|---|---|---|
| Аудит жизненного цикла оборудования завершен | За 12 и более недель до начала строительства | Распределите всё имеющееся оборудование по категориям: оставить / заменить / модернизировать / добавить |
| Архитектурные планы утверждены | За 10–12 недель до начала строительства | Уточнить габариты оборудования, места подключения к электросети, пути доступа, характеристики напольного покрытия |
| Заказы на оборудование подтверждены — Этап 1 | За 10–12 недель до начала строительства | Оформляйте все стандартные заказы; уточняйте индивидуальные сроки поставки для специальных товаров |
| Размещены индивидуальные заказы / заказы с длительным сроком выполнения | За 16–20 недель до запланированного открытия | Товары под собственной торговой маркой, в индивидуальной расцветке или с нестандартными конфигурациями заказываются отдельно |
| Укладка пола завершена | За неделю до поставки оборудования | Уточните у подрядчика, что напольное покрытие полностью высохло и готово к выходу тяжелой техники |
| Этап 1: поставка и монтаж оборудования | Неделя открытия | Доставка в «белых перчатках», установка, проверка безопасности, оформление гарантии |
| Информация для членов — новости о ремонте | На протяжении всего периода сбоев | Информация о ходе работ, обоснование временных ограничений, предполагаемая дата завершения, открытие отдельных участков |
| Постепенное возобновление работы — анализ функциональности | 1-я неделя после открытия | Оценка потока участников, проверка ввода оборудования в эксплуатацию, перечень недоделок |
| Оценка оборудования на этапе 2 | 3–6 месяцев после открытия | Анализ данных об использовании; дополнение заказов с учетом фактических тенденций спроса со стороны участников |
О чем следует спросить у поставщиков оборудования при планировании ремонта
Взаимоотношения с поставщиком при закупках для реконструкции следует оценивать так же тщательно, как и технические характеристики оборудования. Ключевые вопросы, которые следует задать на этапе запроса предложений (RFQ), включают: «Каковы ваши стандартные сроки поставки для конкретных артикулов (SKU) в данном заказе и подвержены ли они сезонным ограничениям производства? Можете ли вы подтвердить возможность поэтапной поставки в соответствии с нашим графиком строительных работ по зонам?» Каков порядок оформления гарантии и кто отвечает за подтверждение завершения монтажа? Каков ваш порядок организации грузоперевозок и доставки при монтаже на верхних этажах или в зданиях с ограничениями по использованию грузового лифта? Можете ли вы предоставить рекомендации по аналогичным проектам реконструкции, в которых поэтапная доставка была успешно скоординирована?
Ответы на эти вопросы позволяют определить, располагает ли поставщик операционной инфраструктурой, необходимой для сопровождения проекта реконструкции, или же его деятельность в основном ориентирована на строительство новых объектов с единовременной поставкой. Для тренажеры профессионального уровня и оборудование для тренировок со свободными весами В различных категориях поставщики, имеющие более 40 лет опыта международных коммерческих поставок, значительно лучше справляются со сложностями поэтапных поставок, чем новые участники рынка.
Часто задаваемые вопросы
За сколько времени до начала ремонта спортзала следует приступить к закупке оборудования?
Решения о закупке оборудования следует принимать после завершения разработки архитектурных чертежей — как правило, за 10–12 недель до начала строительства в случае стандартного коммерческого оборудования. Заказы с индивидуальными техническими характеристиками, брендированием под собственной торговой маркой и крупносерийные заказы могут потребовать 16–20 недель на выполнение, а это означает, что некоторые заказы необходимо разместить до начала строительства. Рассмотрение закупки оборудования как решения, принимаемого после завершения строительства, является наиболее распространённой причиной задержек в графике реконструкции и длительных простоев в проектах по созданию коммерческих спортивных залов.
Следует ли при ремонте заменить всё спортивное оборудование или можно оставить имеющееся?
В ходе систематического аудита жизненного цикла всего имеющегося оборудования следует определить, что подлежит замене, модернизации и сохранению, исходя из состояния конструкции, качества поверхности, функциональной пригодности и эстетической совместимости с обновлённой обстановкой. Сохранение оборудования, находящегося в хорошем состоянии и имеющего высокий коэффициент использования, позволяет избежать ненужных капитальных затрат и перенаправить бюджет на новые категории, в которых потребности членов клуба удовлетворяются недостаточно. Отраслевые рекомендации указывают на то, что замена 30% наиболее интенсивно используемого оборудования может значительно оживить объект — полная замена всего оборудования редко является наиболее эффективным с точки зрения капиталовложений подходом.
Какова оптимальная стратегия поэтапной реализации закупок оборудования при проведении реконструкции?
Распределение капитальных затрат по схеме 70/20/10 является практичной исходной основой: 70% — на необходимое оборудование для открытия (фаза 1), 20% — резерв на дополнения в рамках фазы 2 с учетом фактических моделей использования членами клуба через три–шесть месяцев после открытия, и 10% — на непредвиденные расходы. Такая структура гарантирует, что объект откроется с полностью укомплектованным и функциональным оборудованием, сохраняя при этом гибкость бюджета для корректировок программы, необходимых с учётом фактического поведения членов клуба. Выделение 100% бюджета на оборудование в самом начале, в день открытия, не оставляет места для дополнений, обусловленных спросом, которые являются наиболее эффективной инвестицией в удержание клиентов в первый год работы.
Как следует согласовывать закупку оборудования со сроками строительных работ в ходе реконструкции?
Поставка оборудования должна осуществляться после завершения укладки напольного покрытия в соответствующей зоне — тяжелое коммерческое оборудование нельзя безопасно доставлять по свежеуложенному резиновому напольному покрытию до его полного отвердевания. Согласуйте с генеральным подрядчиком дату завершения укладки напольного покрытия для каждой зоны и запланируйте доставку оборудования не ранее чем через неделю после этой даты. В случае поэтапного ремонта по зонам каждая доставка должна быть приурочена к завершению строительных работ в конкретной зоне, а не к общей дате завершения проекта.
Что лучше: купить или взять в аренду коммерческое спортивное оборудование для ремонта?
Приобретение базового оборудования — свободных весов, силовых тренажеров, скамеек, стоек — обеспечивает наиболее экономически выгодный результат в долгосрочной перспективе для спортивных заведений с инвестиционным горизонтом пять и более лет. Общая стоимость аренды в течение пяти лет неизменно превышает стоимость покупки оборудования с длительным сроком службы. Лизинг более целесообразен для технологически сложного оборудования — например, подключенного кардиооборудования со встроенными системами отображения данных, — где цикл устаревания технологий короче, чем срок службы механических частей. Гибридный подход — покупка базового оборудования и лизинг технологически зависимого кардиооборудования — как правило, является наиболее эффективной с точки зрения использования капитала схемой для реконструкции коммерческих объектов.
Заключение
Закупка оборудования для реконструкции или расширения спортивного зала будет успешной, если к ней подходить как к задаче управления проектом, а не просто как к процессу закупки. Важна последовательность действий: аудит жизненного цикла перед планированием закупок, размещение заказов до начала строительства, поэтапная поставка, скоординированная с этапами строительства, а также структурирование бюджета с учетом дополнений второго этапа, а не выделение средств на модель 100% исключительно на день открытия. Наиболее дорогостоящие провалы в закупках при реконструкции вызваны не неправильным выбором оборудования, а сжатыми сроками, недооценкой времени выполнения заказов и предположением, что закупка оборудования является заключительным этапом, а не параллельным направлением работ.
Для операторов, планирующих ремонт или расширение и желающих обсудить технические характеристики оборудования, график поэтапных поставок и содействие в определении сроков закупок, свяжитесь с нашей командой. Наш гарантийная политика а также процесс контроля качества перед отгрузкой разработаны специально для коммерческих проектов, в которых соблюдение графика поставок и надежность оборудования с самого первого дня являются обязательными эксплуатационными требованиями.
